Mình gợi ý cho các bạn (nhất là các bạn học sinh/ sinh viên) một vài điểm cần lưu ý khi viết mail gửi nhà tài trợ nha:

1. Đúng thời điểm:

– Tránh gửi vào thứ Hai và thứ Sáu.

• Thứ Hai là lúc người ta họp hành, review, bắt đầu tuần mới.
• Thứ Sáu thì lại là cuối tuần, thường là lúc tổng kết và wrap up công việc.

Ở hai thời điểm này, doanh nghiệp sẽ ưu tiên việc nội bộ hơn là những thư mời bên ngoài. Ngoài ra, đừng gửi trước 10h sáng hoặc sau 3h chiều, vì đó là khoảng thời gian bận rộn trong ngày.

Thời điểm gửi phù hợp nhất là từ thứ Ba đến thứ Năm, trong khoảng 10h sáng – 3h chiều, tránh luôn giờ nghỉ trưa.

2. Đúng người:

– Khi gửi thư mời tài trợ, hãy cố gắng tìm được đúng người phụ trách mảng đó — ví dụ như bộ phận marketing, truyền thông, hoặc bộ phận CSR.
– Nếu không có, có thể gửi đến email info của công ty. Tránh chỉ gửi cho “sếp lớn” (vì họ không có thời gian đọc hết), hoặc gửi lan man sang các phòng như HR, tài chính… vì họ không phụ trách việc này.

3. Đúng timeline (kế hoạch thời gian):

Ví dụ, bạn chỉ còn 3 ngày để chốt nhà tài trợ — thì đó là việc của bạn, không phải việc của doanh nghiệp. Nếu chương trình của bạn có tan nát vì không kịp, họ cũng không có trách nhiệm phải cứu/bỏ hết việc đi để phản hồi liền.

Nên tuyệt đối tránh hối thúc, ép buộc hay yêu cầu họ phản hồi trong timeline bạn cần.

Mình gợi ý: thay vào đó, hãy có một danh sách nhà tài trợ tiềm năng, rồi chọn ra dựa trên 3 yếu tố:

– Relevant (Liên quan) về chuyên môn – chương trình đang kêu gọi có liên quan tới chủ đề, tệp khách hàng, sản phẩm.
– Relevant về lịch sử hoạt động – họ từng tài trợ những chương trình tương tự.
– Có close contact (người quen từ công ty đó) – để dò xem đây có phải là thời điểm phù hợp để tiếp cận không.

Bạn có danh sách 200 doanh nghiệp thì hãy chọn trước một số có 3 yếu tố trên mạnh nhất, liên hệ cuốn chiếu, vạch ra một timeline gồm các mốc thời gian rõ ràng.

Nếu đến mốc A (tầm 7–10 ngày) chưa thấy phản hồi thì lúc đó triển khai back-up plan (liên hệ tiếp các doanh nghiệp còn lại).

4. Đúng từ ngữ:

– Khi tiếp cận để hỏi tài trợ, đó là thư mời tài trợ, mình không đánh giá cao lắm từ “cơ hội”.
– Doanh nghiệp có nguồn lực (cụ thể là tiền) được biết đến bởi 1000 CLB khác; họ luôn có nhiều lựa chọn hơn mình. Mình tiếp cận họ vì mình có cái họ cần (tệp khách hàng, truyền thông, hình ảnh…), nên đây là cuộc chơi win-win, không ai “xin” ai.

Vì vậy, đừng gọi là “cơ hội khó bỏ qua”, chưa được hay lắm, mà thử tham khảo dùng những cụm như: “Lời mời hợp tác” hoặc “Lời mời đồng hành cùng chương trình…”

5. Nếu họ “ghost” bạn:

Bạn hoàn toàn có thể gửi email nhắc nhở, nhưng đừng dùng từ kiểu “nhắc nhở” hay thể hiện phàn nàn, trách móc.

Như mình nói ở trên — đây chỉ mới là lời mời hợp tác, chưa có ràng buộc gì cả.

Mục tiêu của email remind là bạn muốn đảm bảo họ không bị bỏ lỡ email/lỡ mở ra mà bận quá quên mất phản hồi. Nên ý tứ phải là ”anh chị xem qua để đừng bỏ lỡ mail nha”, chứ không phải đòi họ phải trả lời gấp cho kịp việc của mình.

Gợi ý:

– Ngay từ email đầu tiên, bạn có thể thêm một câu nhỏ ở cuối như:

“Nếu thuận tiện, team rất hy vọng nhận được phản hồi của anh/chị trong khoảng thời gian X…X để hai bên có thêm thời gian trao đổi và chuẩn bị các bước tiếp theo, hướng đến kết quả hợp tác tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.”

Còn sau đó nếu gửi email nhắc nhở:

“Dear anh/chị/ [Tên DN], em rất mong có thể nhận được phản hồi của mình và có dịp thảo luận thêm về cơ hội hợp tác cho cả hai bên.”

Mình làm dự án xã hội từ 2021, mình gửi đi vài cái email tài trợ thôi, nhưng dường như tỷ lệ phản hồi và chấp nhận deal là trên 80%. Tụi mình lấy funds đạt 9 chữ số rồi, nên mình tin rằng hướng đề xuất của mình sẽ có ích cho một số bạn/mô hình dự án nhỏ.

6. Các bạn đừng dùng tài khoản cá nhân trong quá trình liên lạc làm việc đại diện cho tổ chức.

Nếu các bạn có email đuôi tên tổ chức, công ty (ví dụ thao@road.com) thì hẳn dùng. Còn email cá nhân thì không nên, nếu buộc phải dùng thì hãy kiểm tra:

– Ảnh đại diện
– Tên hiển thị
để đảm bảo nó hợp với môi trường làm việc chuyên nghiệp, không dùng biệt danh.

7. Các bạn có thể dùng mẫu có sẵn nhưng hãy điều chỉnh cho phù hợp.

Điều chỉnh cái gì? Xưng hô. Nếu họ hay tự xưng anh, thì gọi anh, chị thì gọi chị. Đừng anh/chị nhìn mất thiện cảm. Đừng gọi thẳng tên, có thể sẽ hơi bất lịch sự, không phù hợp (đặc biệt là khi họ lớn hơn bạn/bạn không rõ tuổi).

8. Điều chỉnh vài từ thay thế.

– Tránh từ ”đề nghị/yêu cầu”. Có thể dùng từ ‘’Thư mời/ Lời mời’’

– Những từ như nghĩa vụ, trách nhiệm trong văn bản hành chính, nó đem đến sự trung lập, chuyên nghiệp, đúng là thế, nhưng có thể người nhận họ cảm thấy đây là việc họ PHẢI LÀM, trong khi thường khi tiếp cận anh/chị này, các em sẽ có thể đang hướng về việc nhờ họ hỗ trợ hơn.

Các bạn tham khảo thay thế bằng kiểu diễn đạt sau:

Rất mong nhận được sự hỗ trợ/ đồng hành của anh/chị ở những phạm vi sau

HOẶC

Hy vọng anh/chị có thể góp mặt/ hỗ trợ trong những phạm vi sau. Hơi dài dòng nhưng có thể tham khảo được

_________

Bài này mình sẽ nói về cách mình thực hành viết “pitching emails” (đề xuất hợp tác) trong bối cảnh các dự án sinh viên hoặc các tổ chức nhỏ (như team mình) với các chiến dịch/dự án nhỏ. Các bạn tham khảo và linh hoạt điều chỉnh cho hợp với mục tiêu, nguồn lực, mong muốn nha.

(Ảnh là một email của nhân sự team mình đang làm, lần đầu soạn dạng này nhưng mình thấy bạn đã làm rất tốt.) Có đủ ý tứ, chỉ cần điều chỉnh chút nữa là được. Do email đang trong quá trình chỉnh nên nhìn hơi màu sắc tí)

Khi viết dạng mail này, mình sẽ đi theo ba từ khoá chính: Match (sự tương đồng/ Alignment); Motivate (động lực hợp tác/ Value Exchange); Move (hành động cụ thể/ Call to Action). Đây không phải công thức gì, mình thích gọi tên vậy cho mình dễ nhớ.

A. Đầu tiên, mở đầu email: MATCH – Tạo sự tương đồng & kết nối ban đầu

Mục tiêu phần này là cho người nhận biết rằng bạn biết họ, bạn liên hệ với họ vì có sự phù hợp và tương đồng cũng như tại sao hai bên có điểm chung để hợp tác. Các bạn hình dung nếu đang ở nhà nhận một cái email bảo rằng ”Chào bạn, để mình nói bạn nghe mình tuyệt vời thế nào” và email ”Chào bạn, mình biết đến bạn rất tuyệt vời và muốn làm việc cùng bạn” thì email nào bạn sẽ muốn đọc tiếp?

Mình cho rằng các bên nhận mail cũng tương tự.

• Đừng nói về mình quá nhiều
• Đừng chào chúc sức khoẻ quá dài

Gợi ý:

– Ngay từ tiêu đề, nêu cụ thể tên đơn vị bạn gửi mail đến.
– Thể hiện rằng bạn đã tìm hiểu về họ (nhắc đến một hoạt động, chiến dịch, giá trị hoặc định hướng cụ thể của họ).
– Gợi ý điểm tương đồng giữa hai bên (ví dụ cùng hướng tới giới trẻ, cùng truyền thông vì phát triển bền vững…).
– Được thì bạn cố giữ từ 2 dòng trở xuống thôi, đừng dài quá

Ví dụ mở đầu tham khảo:

– Kính gửi anh/chị tại [Tên đơn vị],
– Thông qua việc tìm hiểu các hoạt động gần đây của [Tên đơn vị], [Tên team bạn] rất ấn tượng với định hướng lan tỏa giá trị cho sinh viên của [Tên đơn vị] và tin rằng hai bên có cùng mục tiêu trong việc hỗ trợ người trẻ phát triển nghề nghiệp (đoạn này bạn thay nội dung cho hợp team bạn).

B. Kế tiếp, thân bài: MOTIVATE – Nêu rõ động lực & quyền lợi hợp tác

Đoạn này cũng phải ngắn gọn, vào đề ngay lập tức. Mục tiêu là giúp người nhận hiểu tại sao họ nên hợp tác với bạn và họ sẽ được gì từ đó.

• Một lần nữa, đừng nói quá nhiều về mình
• Đừng lập lại chính xác nguyên văn những gì tệp đính kèm (nếu có) sẽ/ đã nhắc tớ

Gợi ý: Phần này gồm 2 nội dung chính:

1) Giới thiệu ngắn gọn về bạn / tổ chức kèm vai trò hợp tác của họ

Đoạn này mình ”flex” về mình để gửi đi một thông điệp là mình có uy tín, cam kết, kinh nghiệm để hợp tác/triển khai hoạt động này. Do đó, các bạn hãy chọn ra những điểm đắt giá, liên quan nhất thôi

Ví dụ tham khảo (mình áp số team thực tế mình làm cho dễ hình dung) trong 2 câu:

Câu 1: Thể hiện năng lực/credibility (thành tựu) liên quan.
Câu 2: Nói rõ bạn muốn hợp tác làm gì – khi nào.

Với kinh nghiệm triển khai 41+ chương trình, tạo tác động đến hơn 10.000 học sinh, sinh viên và người đi làm, ROAD kỳ vọng tiếp tục lan tỏa tác động tích cực tới cộng đồng thông qua hợp tác truyền thông với [Tên đơn vị] trong chuỗi webinar “Hành trang săn Jobs Giáo dục Quốc tế” vào tháng 11/2025.

2) Đoạn này nói về ”offers”

Phần này khá quan trọng, nó có thể quyết định việc họ có thấy đủ hấp dẫn để phản hồi không.

Gợi ý: Có 2 điều bạn phải làm được phần này:

• Giới thiệu rất ngắn gọn: tên chương trình, thời gian, đối tượng, hình thức (miễn phí/có phí), mục tiêu.
• Liệt kê ngắn gọn vai trò kèm quyền lợi cụ thể mà đối tác sẽ nhận được.

Ví dụ tham khảo (mình áp nội dung thực tế team mình làm cho dễ hình dung):

Chuỗi webinar “Career Buddy Talk” là chương trình định hướng nghề nghiệp thực tiễn do ROAD tổ chức, dành cho sinh viên và người đi làm dưới ba năm kinh nghiệm.

Series đầu tiên với chủ đề “Hành trang để bắt đầu sự nghiệp Giáo dục Quốc tế của riêng bạn” sẽ diễn ra trong tháng 11/2025.
(Đây là chương trình có thu phí.)

Thông tin chi tiết về nội dung và diễn giả được đăng tải tại [link website].

ROAD tin rằng sự đồng hành của [Tên đơn vị] với vai trò Đối tác Truyền thông sẽ góp phần lan tỏa giá trị thiết thực đến cộng đồng người trẻ, đồng thời mở ra cơ hội hợp tác lâu dài giữa hai bên.

ROAD mong nhận được sự hỗ trợ từ [Tên đơn vị] ở những hạng mục sau trong thời gian từ 15-10 đến 19/11/2025:

– Chia sẻ 1-2 bài đăng truyền thông về chương trình trên Fanpage hoặc kênh nội bộ của đơn vị (ROAD cung cấp nội dung và ấn phẩm sẵn).
– Giới thiệu thông tin webinar đến cộng đồng sinh viên, học viên hoặc mạng lưới đối tác phù hợp.

Quyền lợi dành cho đối tác:

– Logo và tên [Tên đơn vị] xuất hiện trên toàn bộ ấn phẩm truyền thông, dự kiến tiếp cận ít nhất 5.000 người trong độ tuổi 18-35.
– Được giới thiệu là đối tác truyền thông trong phần mở đầu webinar, tiếp cận trực tiếp 50-70 người tham dự (độ tuổi từ 20-35).
– Trong năm 2026, ROAD hỗ trợ kết nối ít nhất hai chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giáo dục & hướng nghiệp, giúp [Tên đơn vị] mở rộng hợp tác chuyên môn với chi phí ưu đãi 30% so với chi phí thị trường.

Các bạn lưu ý:

• Tránh việc nhắc lại quá chi tiết offers trong mails, nên để ở tệp đính kèm
• Cũng tránh việc không nhắc gì hết và kêu người ta mở tệp ra sẽ thấy
• Bạn nên soạn sẵn thông tin cho họ đọc, nghĩa là thay vì nói ”sự kiện sẽ tiếp cận được nhiều người” thì hãy nói cụ thể là bao nhiêu (số liệu trung thực từ các chiến dịch trước)

C. Kết bài, MOVE – Kêu gọi hành động

Mục tiêu phần này là giúp người nhận biết chính xác bước tiếp theo là gì và gợi ý thời gian phản hồi (chứ không phải nhắc nhớ, thúc ép nha).

Ví dụ tham khảo:

Chi tiết về cách phối hợp, ROAD có đính kèm thông tin chi tiết để [Tên đơn vị] có thể tham khảo. Nếu thuận tiện, team rất hy vọng nhận được phản hồi của anh/chị trong khoảng thời gian XX để hai bên có thêm thời gian trao đổi và chuẩn bị các bước tiếp theo, hướng đến kết quả hợp tác tốt nhất cho [Tên đơn vị].

Xong, kết bài, gửi đi, hóng kết quả.

Một vài lưu ý khác:

• Hãy đảm bảo xưng hô nhất quán, tránh lúc xưng tên, lúc team, lúc chúng tôi
• Nếu các bạn là CLB gửi cho doanh nghiệp, cứ xưng tên CLB và Anh/chị/ Tên doanh nghiệp, dùng ”chúng tôi” sẽ khá cứng nhắc, thiếu thiện cảm
• Bạn có thể đánh số thứ tự, chia các phần để người đọc dễ theo dõi hơn (tối đa 3 phần là thuận mắt rồi)
• Lưu ý đừng in đậm, CAPSLOCK, tô màu dễ khiến người nhận cảm giác như bị tấn công í

Chúc các bạn chốt được deal win-win.