Giờ là 22:17, mình vừa ngồi ghi xong vào mốc thời gian mình cần làm tới 9:30 sáng hôm sau (thời gian diễn ra sự kiện).
Có bạn mới hỏi mình về cách mình quản lý thời gian khi làm nhiều việc, mình nhận ra cái mình làm là quản lý năng lượng, kỳ vọng, ưu tiên thứ tự trong công việc chứ không phải quản thời gian.
Thời gian nó vẫn ở đó, sẽ chạy theo tốc độ vốn có, mình không quản nó nhanh hay chậm hơn được.
—
Mình làm như sau:
1/ Chuẩn bị cho mọi việc
Mình làm 3 jobs, mình biết đâu là thời điểm đi công tác job 1, mình sẽ bận như nào. Do vậy, 2 tuần trước thời điểm đó, mình tăng cường thời gian và sự tập trung cho job 2, job 3. Sắp xếp hết các việc cần làm, ghi chú hết cho trợ lý cần ưu tiên xử lý cái gì. 1 tuần trước job 1, mình tập trung kiểm tra lại những gì cần làm cho chuyến công tác.
Khi mình chuẩn bị càng kỹ, dù có cái gì xảy ra bất ngờ mình cũng sẽ có cách và thái độ điềm tĩnh hơn giải quyết do mình đã tính toán về nó trước rồi.
2/ Mình làm việc với tinh thần rằng việc nó phải ra việc, phải có ích, chứ không phải xong là được
Với thái độ này, mình lúc nào cũng suy nghĩ để làm được điều đó, mình sẽ muốn kết quả trông như thế nào và mình cần chuẩn bị gì cho nó.
Ví dụ sáng mai mình 9h30 ngày mai có sự kiện, 22h tối nay mình dự trù in sẵn 1 tài liệu mà có thể đối tác mình sẽ quên, có tài liệu rồi mình để vào túi đựng laptop cho không quên. Mình sẽ cần rời KS sớm, mình cần có buổi sáng để đủ năng lượng. Mình cũng cần đến sớm để kiểm tra máy móc xem có vấn đề gì không, thế là mình:
– Dậy lúc 7am, vừa dậy thì order luôn đồ ăn sáng. Sau đó vệ sinh cá nhân, trong lúc người ta chuẩn bị và đem đến cho mình
– 7:45am là phải xong bữa sáng, có cf, đem đồ xuống lễ tân check-out luôn. Lúc này là book xe là vừa
– 8am xe tới, lên xe, tranh thủ xem lại slides
– 8:30-8:45am tới nơi, kiểm tra slides, venues, mic, screen, để sẵn phiếu check-list, set up xong laptop, thử âm thanh, làm quen với sân khấu khi chưa có ai (vì mình cũng là người thuyết trình
– 9:30am đón mọi người, bắt đầu sự kiện, chụp ảnh cho công tác báo cáo
Mình sẽ tính hết mọi thứ vào tối hôm trước, dành thêm 5 phút suy nghĩ còn có gì có thể chuẩn bị thêm không. Sau đó đi ngủ.
Kỳ vọng của mình, team mình trong công việc là cao. Vì biết cao, nên phải có sự chuẩn bị, tính toán các bước rõ ràng để không bị mệt mỏi.
3/ Mình bận cỡ nào nhưng mình vẫn có thời gian ăn lẫn uống
Đúng rồi, vì điều này cho mình năng lượng để làm việc đạt kỳ vọng của bản thân mà.
Giờ mình coi tốp tốp, xong đi ngủ phẻ.