Thường sau khi trả lời ‘’Em sẽ lưu ý và lần sau sẽ làm tốt hơn/ không làm vậy nữa’’ thì các bạn sẽ làm gì?

Ngoại trừ việc ngay lập tức screenshot lại để kể xấu sếp với đồng nghiệp, mình gợi ý cho các bạn 1 số bước làm để các bạn thật sự:

– Lưu ý
– Sẽ làm tốt hơn
– Không làm sai nữa

nha, chứ không phải chỉ hứa hoặc nói cho nghe có vẻ chuyên nghiệp, nhưng lần sau lại lỗi sai y chang thì khéo mình lại trở thành một ‘’annoying person at work’’ (một đứa phiền phức khi làm việc chung).

—

1/ Hãy thật sự nói câu đó khi các bạn đã hiểu vấn đề, chưa hiểu thì hãy hỏi lại.

‘’Khách hàng phàn nàn rằng bên mình phản hồi tin nhắn tư vấn chậm quá, lần sau nhanh chóng hơn nhé em’’

Khúc này dạ vâng là kiểu gì cũng sai tiếp. Các bạn đã biết khách hàng nào, như thế nào là bị coi là chậm, hay là nhanh chóng hơn cụ thể là bao lâu chưa?

Nếu chưa, mình phải hỏi lại:

– Anh cho em hỏi là khách nào đấy anh ơi? (WHO)
– Để em kiểm tra xem lần trước thời gian phản hồi của mình là bao lâu? (WHEN) và ai phụ trách lần đó (WHO)
– Hiện em thấy đang là 2 tiếng phản hồi 1 lần, anh muốn nhanh hơn thì em đề xuất theo nhân lực mình có thể quy định tầm 1 tiếng được không anh (WHAT + HOW)

Chúng ta không bao giờ ừ/ dạ/ vâng hay đề xuất khi chúng ta đang:

– Thiếu/ Sai thông tin
– Có quá nhiều giả định
– Không rõ mục tiêu (target) là gì

2/ Sau khi bạn hỏi rõ rồi, thì đến bước xác nhận lại.

‘’Em xác nhận lại là nếu lần tới trong BỐI CẢNH này, EM sẽ HÀNH ĐỘNG như này’’

Ví dụ: ‘’Em xác nhận lại là từ lần sau trong lúc tư vấn khách hàng, em và các bạn trong team cần phân chia nhiệm vụ và đảm bảo sẽ gửi tin đi trong vòng 1 tiếng đồng hồ’’.

Tin nhắn cuối cùng trong luồng trao đổi rút kinh nghiệm phải là tin nhắn rõ ràng như này, lúc đó mới thật sự bạn đã lưu ý và có khả năng rút kinh nghiệm như bạn nói.

3/ Sau khi sếp OK với xác nhận trên, mình sẽ biến nó thành quy tắc, quy định, ghi nhận rõ ràng

Ghi trong chat chưa đủ, tuỳ vào vị trí của mình và mức độ nghiêm trọng, mình sẽ chọn một trong những cách thức sau:

– Viết 1 email thông báo chính thức gửi đến nhân sự liên quan, cc sếp về lưu ý này
– Tự ghi chú vào 1 cái bảng riêng của bản thân, tự cài ghi nhớ là mỗi ngày làm việc/ khi làm công việc đó thì phải mở ra đọc trước khi làm cho nhớ
– Ghi chú nó vào tài liệu training/ quy trình của công ty
——
Một nhân sự làm sai đã là một điều chíu khọ và không ai mong muốn rồi, nhưng nhân sự làm sai rồi nhận lỗi cho qua, ẩu, nói nghe rất ngoan nhưng không làm, lần sau lại lặp lại y hệt rồi tiếp tục xin lỗi qua loa.

Với mình những nhân sự này còn phiền hơn nhân sự cãi cố và không tuân thủ/ tham gia thảo luận. Các bạn nhân sự cãi cố thì mình còn biết cần làm gì với họ, còn người dạ vâng nhưng thật sự chẳng làm như họ nói, khiến mình dễ bị ảo tưởng, tin tưởng và dễ bị lơ là trong công tác quản lý.

Tương tự, từ góc nhìn nhân sự, các bạn cần tôn trọng chính mình trước thông qua việc rõ và chắc chắn lời mình nói ra. Làm rõ thông tin thật ra là để bảo vệ chính mình.