(Bài này được mình viết từ năm 2020, để nguyên không sửa. Lúc đó mình chỉ mới 20 tuổi, cũng chưa có gì trong tay, chưa ai quen biết, nên ứng dụng cách này và kết quả đều rất ổn)
– WHO I AM
– WHY YOU
– WHY ME
– ACTION?
Bạn viết mail/tin nhắn FB để làm quen/nhờ giúp đỡ/kết nối với ai đó (mà thường là những người giỏi mà các bạn rất ngưỡng mộ), trường hợp cụ thể như:
– Viết mail để ai đó làm mentor cho mình
– Viết tin nhắn để hẹn cafe với một anh chị giỏi nào đó mình rất ngưỡng mộ
– Viết mail chào hàng, giới thiệu dự án
– Viết mail mời ai đó làm diễn giả
– Viết mail thuyết phục/tự đề xuất vị trị làm việc
Mình không phải chuyên gia hay là một đứa 100% thành công mọi mặt trận khi viết Pitching Mail/ Message, nhưng mình đã có khá nhiều lần ”bán mình” thành công nhờ việc tự đọc-tự học lại và nhờ các anh chị giỏi khác góp ý, nên hôm nay mình sẽ chia sẻ lại trên tinh thần những gì mình đã đúc kết được hen.
- ”Tại sao lại là em?”
Thời gian ban đầu mình viết mail để hẹn cafe các anh chị giỏi, mình hay lan man dài dòng kể về bản thân, gia cảnh, sự cố gắng, thể hiện năng lực, lòng vòng cong cua đủ thứ và tất nhiên chẳng ai trả lời (hoặc từ chối) mình cả. Tâm lý khi tiếp xúc người giỏi của mình là cứ tự ti và sợ rằng người ta sẽ không hiểu mình là ai, nên cứ vòng vo giải thích đủ trò.
Thử đặt mình vào vị trí của người nhận: họ là người rất bận rộn, có rất nhiều mối quan tâm, thế thì TẠI SAO HỌ PHẢI DÀNH THỜI GIAN ĐỌC THƯ CỦA MÌNH? Thay vì cứ vòng vo đôi co ngàn chữ, mình gợi ý cấu trúc sau:
A. WHO I AM – Em là ai?
Không thể nào vào thư ngắn gọn kiểu ”Em là Thảo, chào chị” ủa Thảo nào, Thảo gì thế nhỉ? Cũng nên tránh ”Chào chị em là Thảo người có nhiều hoài bão hay sống ảo” – mục đích phần mở đầu này mình thường đặt 3 mục tiêu:
(1) Người ta biết thông tin cơ bản về tên và một chức danh của mình (ví dụ như là sinh viên trường nào đó, hoặc trường nhóm tổ chức gì đó – mình đề xuất chức danh này nên liên quan 1 chút gì đó đến nội dung thư. Ví dụ thư mình muốn đề xuất anh/chị làm mentor cho dự án nghiên cứu, mình sẽ nói mình là Founder của dự án đó, chứ không có thêm vào hàng loạt các dự án khác không liên quan – người ta sẽ cảm thấy rối rắm và đôi khi khó chịu vì một loạt các chức danh của mình)
(2) Sao em biết đến anh chị/mối liên hệ? Sau khi nói tên+chức danh, mình thường sẽ nói mình biết đến anh chị qua đâu đó/ai đó. Mình đặt trường hợp mình là người nhận, ngay 1-2 dòng đầu tiên mình muốn biết bạn này là ai, và TẠI SAO BẠN BIẾT MÌNH? Việc chúng ta nhắc tới một ai đó – người giới thiệu bạn với họ hoặc một sự việc nào đó – khiến cho người nhận cảm thấy có mối liên kết hơn và (đôi khi) cảm thấy tin tưởng/gần gũi hơn. Lúc mình gửi mail cho chị Nguyễn Phương Mai đề mời chị làm diễn giả, ngày dòng thứ 2 mình nói ngay mình được chị Tôn Nữ Tường Vy giới thiệu (chị Vy và chị Mai có quen biết nhau) – để chị Mai hình dung sơ bộ được mình là ai và nếu người giới thiệu là chị Vy – người quen chị Mai thì phần nào chị Mai có thể cảm thấy dễ tin tưởng hơn.
(3) Em muốn gì thế? Hồi trước mình thường giới thiệu, sau đó kể một câu chuyện dài xong rồi mới nói đến việc MÌNH MUỐN GÌ. Mình nhận thấy rằng (lại một lần nữa), khi đặt mình vào vị trí người nhận, 2-3 dòng đầu tiên mình cần biết BẠN MUỐN GÌ. Vì đó sẽ là lý do/động lực để mình đọc tiếp thư. Viết ngắn gọn thôi vì tụi mình sẽ nói cụ thể về đề xuất trong phần sau của thư, nhưng đoạn đầu mình nghĩ rằng nói 1 CÂU ngắn gọn về yêu cầu là cần thiết. Ví dụ: ”Em viết thư này để mời chị X tham gia Tọa đàm ABC với vai trò diễn giả chính trongnote chương trình”.
B. WHY YOU – Tại sao lại là em?
WHY ME – Tại sao lại là tôi?
(Lại một lần nữa) Đặt mình vào vị trí người đọc thư, tự dưng một bạn nào đó đâu đâu nhắn tin cho mình, nhờ mình, giữa một rừng việc và một rừng người thì TẠI SAO LẠI LÀ EM? Ở phần này, tụi mình cần làm rõ về bản thân/tổ chức: năng lực, dự định (ngắn) của chính mình. Mục đích là làm sao để làm người ta ấn tượng, cảm thấy bị thuyết phục và LIÊN KẾT với mình.
Ví dụ như bạn mình viết mail để đề xuất hỗ trợ tài chính từ một lớp học, đoạn WHY YOU này bạn ấy nói về những giá trị của lớp học ĐỒNG ĐIỆU NHƯ THẾ NÀO với các giá trị mà bạn ấy đang theo đuổi. Sau đó, bạn nói về tầm quan trọng của khóa học này với bạn ấy – đã tác động đến bạn ấy như thế nào, và khóa học này KHÁC BIỆT/ẤN TƯỢNG nhất với bạn ấy như thế nào – phần này tụi mình trả lời cho câu hỏi: Tại sao lại là tôi/chúng tôi mà không phải là ai khác?
Kế tiếp bạn nói về vấn đề bạn đang gặp phải/muốn đề xuất và tiếp tục quay lại câu chuyện WHY ME – có rất nhiều người gửi thư đề xuất hỗ trợ tài chính, vậy BẠN CÓ KHÁC BIỆT GÌ? Bạn của mình đã đưa ra CAM KẾT về việc nếu bạn được hỗ trợ, bạn sẽ ĐÓNG GÓP CÁC GIÁ TRỊ gì cho tổ chức/người đó/khóa học đó. Mình từng được chị giáo bảo rằng với những anh chị giỏi, bản thân những đứa sinh viên như mình không có mối quan hệ/tiền bạc hay giá trị gì khác để chia sẻ và trao đổi cho họ, cái mình cần thể hiện là TINH THẦN HAM HỌC HỎI, CAM KẾT RÕ RÀNG, THÁI ĐỘ TÍCH CỰC – CẦU TIẾN và đóng góp của mình cho cộng đồng.
Phần WHY ME, WHY YOU này các bạn có thể linh động bổ sung qua lại cho nhau. Tuy nhiên, cái cần nhất là ngắn gọn, rõ ràng, đủ ý.
Thế nào là ngắn gọn? Thư vừa đủ đọc không cần phải lăn chuột lên xuống. Đặc biệt ở thư đầu tiên, việc ngắn gọn, xúc tích và đúng trọng tâm là rất quan trọng, thật sự hiếm có ai muốn dành thời gian đọc một cái mail dài lê thê của một ai đó họ không biết kể về cuộc đời của họ. Nên mình đề xuất việc ngắn gọn, đủ ý trong thư đầu tiên.
– Nếu mình viết quá nhiều trong 1 bức thư => có khả năng người ta thấy ngợp vì một đống thứ cần xử lí (trong khi họ là người bận rộn) = > dễ bị từ chối
– Nếu mình cứ nói vòng vo kể về xuất thân gia đình hoàn cảnh thì điều này thể hiện Khả năng chính mình cũng KHÔNG HIỂU vấn đề mình đang gặp là gì => dễ bị từ chối vì (có thể) người ta nhận định mình đang không nghiêm túc
– Nếu mình xác định rõ được vấn đề cụ thể mình muốn đề xuất là gì, sẽ giúp họ trả lời ĐÚNG TRỌNG TÂM hơn, tốt cho cả 2
C. ACTION
Sau khi giới thiệu, trình bày vấn đề, đề xuất xong rồi thì tiếp theo là RỒI BÂY GIỜ SẼ LÀM GÌ?
Hồi đó mình hay để lại cuối thư Action kiểu: Rất mong chị sẽ trả lời thư của em/Rất mong được gặp anh sớm. Oh no!!!!!! Sau một loạt các Pitching thất bại thì Thảo rút ra kinh nghiệm xương máu là hay nói RÕ về HÀNH ĐỘNG mình đề xuất họ làm là gì?
Gọi gặp nhau hay cafe? Kiểu như ”Nếu được thì em đề xuất một cuộc gọi điện tầm 30ph để chị em mình có thể hiểu rõ về nhau hơn, cũng như em sẽ trình bày rõ hơn về dự án/vấn đề” thay vì để chung chung bạn nhe. À mà tụi mình cũng không nên hối thúc hay đặt deadline cho họ vì nó tạo cảm giác không quá dễ chịu.
Nếu việc đó rất gấp, các bạn hãy nói một cách khéo léo như kiểu ”Chương trình sẽ tổ chức vào ngày a tháng x, nếu có thể nhận được phản hồi của chị vào tuần sau thì sẽ là một hỗ trợ rất lớn với chương trình ạ”
—-
Trong ảnh là 1 email mình biên cũng năm 2020, không phải phiên bản hoàn hảo nhất nhưng cũng đủ ổn.
Chợt nhận ra từ năm 20 tuổi đến 26+ như giờ, mindset vẫn không thay đổi gì mấy
