Bài này sẽ hợp cho các bạn, anh, chị đang muốn tham khảo một số kỹ năng để xây dựng chuyên môn về PM trong các dự án Giáo dục, lớp học.
Hiện tại tính tổng hết tất cả các công việc mình từng làm qua thì mình đã quản lý trực tiếp, hoặc tư vấn triển khai trực tiếp cho tầm hơn 50 dự án, đó là:
– Các sự kiện, lớp học quy mô từ 10 đến 800 người/ lần.
– Đối tượng tham gia là học sinh cấp 3 (phần lớn, chiếm 70%), cấp 2, sinh viên và người đi làm.
– Thời lượng từ 1 tiếng cho đến những lớp 6 tháng.
– Hình thức thường là chương trình mang tính cấu trúc, liên quan đến mục tiêu giáo dục cụ thể (kiểu tham gia xong sẽ có được một thông tin, kỹ năng hoặc một gì đó cụ thể).
– Ngân sách trải dài từ 0đ đến trăm triệu cũng đều có (mong trong tương lai có duyên thử sức làm PM ở dự án có ngân sách khủng hơn để có thêm bài học).
Vì vậy kinh nghiệm của mình sẽ xoay quanh những dạng hoạt động này thôi hen. Hoan hỉ nhớ gì mình kể đó.
—
A- Học khả năng ‘’quản’’ nhóm nhỏ
Từ năm lớp 11, mình đã tập tành ‘’làm quản lý’’ từ việc gom nhóm 3 đứa bạn lại, mình trở thành người kêu gọi, đề xuất, và đại diện ‘’phát biểu’’ của nhóm. Tụi mình lập mục tiêu học tiếng Anh, bán sách kiếm chênh lệch, gây quỹ cho dự án thiện nguyện, lập nhóm sách online.
Những điều mình đã bắt đầu tập làm theo bản năng:
– Kêu gọi, thuyết phục người khác tin mình, đi chung một mục tiêu gì đó với mình dù mình không có gì đáng kể ngoài thời gian, sự quyết tâm và vài vụn thông tin rời rạc.
– Đặt mục tiêu: Biết cách gọi tên ra mục tiêu mình muốn đạt được, có thể vớ vẩn vì lúc ấy chưa biết gì nhưng có khả năng biết, gọi tên và định hình cái mục muốn làm trong 6 tháng, 1 năm.
– Khả năng lập kế hoạch, sửa và làm lại, không có nản: Kế hoạch lập nhìn có vẻ buồn cười, sơ sài, dùng những phần mền cùi bắp nhưng nó có những cái cơ bản như liệt kê được muốn làm gì, khi nào, ai làm và làm được theo những cái đã ghi ra.
Lúc này mình chưa làm dự án gì, nhưng 3 điều là (1) khả năng truyền đạt, thuyết phục, (2) khả năng đặt mục tiêu (gọi tên, ghi chú và xác nhận), kèm (3) khả năng lập và thực thi kế hoạch là 3 điều mình bản năng đã có, làm một cách tự nhiên, nghĩ là làm.
Mình cho rằng đây là 3 điều cần phải học, rèn, dù là quản bất cứ cái gì nhỏ xíu cũng phải thể hiện được 3 điền trên.
B- Quản những dự án đầu tiên
Mình bắt đầu ‘’quản’’ những dự án đầu tiên với hình thù lớn lao hơn, cụ thể: Quản lý lớp học, quản lý một cuộc họp.
Mình từng đi dạy học 4 tháng, rồi từng tham gia các dự án và họp hành. Lúc này, có những thứ mình đã luyện liên tục như sau:
– Khả năng giao tiếp: Nói cho người ta hiểu, nói cho người ta muốn làm theo, nói cho người ta chú tâm. Để làm được, cần có khả năng trình bày thông tin gãy gọn, quản lý được năng lượng, cảm xúc, thái độ.
– Khả năng ‘’trình diễn’’ (?): Nghĩa là cái thần thái, mắt mũi, sự tập trung và cái mình toát ra trong quá trình ngồi làm một việc cụ thể với người khác (họp và đứng lớp). Không có cùi mặt, không có lắp bắp nhìn trái phải vô định, không có run vì những gì nói ra.
– Khả năng liên kết, ghi chú, xâu chuỗi thông tin: Nghe, ghi nhận (bằng đầu, bằng tay), phản hồi (bằng mắt, lời nói, thái độ) ngay lập tức lẫn phản hồi chậm. Những cái này phải làm được hết, học cách có sự chú tâm tuyệt đối khi nghe ai đó phản hồi, diễn giải dù họ nói tệ khủng khiếp (dài dòng, lan man, hay đang công kích).
3 khả năng trên về (4) giao tiếp thiên về truyền đạt, (5) kiểm soát ngôn ngữ cơ thể lẫn ngôn từ khi nói trong nhóm từ 2 người trở lên, (6) quan sát và liên kết thông tin -> 3 cái này mình phải rèn nhiều, rèn được là do tham gia nhiều dự án, trải nghiệm nhiều vị trí môi trường khác nhau, nên học và rèn giũa dần bằng cách làm nhiều, quan sát, ghi chú và luyện tập liên tục.
—
C- Quản những dự án lớn hơn, phức tạp hơn nhưng là từ mình
Bắt đầu tham gia đủ nhiều thứ rồi thì đến hình thành những tiêu chuẩn riêng về một chương trình, sự kiện thế nào là đủ hay, tốt và hiệu quả.
Khi có tiêu chuẩn, mình đồng thời đồng lập dự án riêng, mình đã:
– Đi học thêm về chuyên môn cụ thể là về Hướng nghiệp, Tâm lý học về tổ chức, Xã hội học về hành vi, Kinh tế, Chính sách, Khoá làm cha mẹ, Thiện nguyện bền vững (còn rất nhiều mà mình không thể nhớ hết)
– Đi học thêm về kỹ năng cụ thể là về Khả năng viết lập luận, Thiết kế và đo lường chương trình đào tạo, Điều phối chương trình, Kỹ năng chiêm nghiệm, Kỹ năng viết phản biện, Kỹ năng lập luận (còn rất nhiều mà mình không thể nhớ hết)
– Đi tham gia rất rất rất nhiều các workshops tất cả các chủ đề về Lịch sử, Xã hội, Văn hoá, Nghệ thuật để tiếp cận nhiều cách làm chương trình khác nhau, cách kể chuyện khác nhau, để tăng vốn trải nghiệm cho riêng mình
Mình sau khi (7) đi học chuyên môn, ( học kỹ năng, (9) tăng vốn sống liên quan thì bắt đầu tự lập ra những dự án, lớp học đầu tiên quy mô 4 và 10 học viên.
Mình ( tự làm và thiết kế quy trình quản lý các dự án đầu tiên từng-bước-một. Bước nhỏ nhất là đi bình luận tăng tương tác, cho đến viết email tìm khách mời, soạn từng cái docs tài liệu, gặp 1-1 từng học viên, gặp từng chuyên gia để phỏng vấn lấy thông tin.
Sau ( điều trên, mình trở thành đứa có trải nghiệm nhiều và ít kinh nghiệm.
D- Quản lý hàng loạt các dự án, đưa con số dự án từ 2 lên 50, từ 4 lên cả 10,000 người từng tham gia các dự án mình quản, đồng quản và cố vấn trực tiếp (sát sao, không tính các dự án mình họp 1,2 buổi chia sẻ vui vui)
Lúc này mình lao vào thực hành với một cường độ khủng khiếp chưa từng thấy. Mình đã có team, có một chút chuyên môn, có network trong suốt hành trình A-B-C trên nên đoạn D này mình xả sạch sẽ.
Từ năm 2021 – 2024, có giai đoạn 1 tháng 4-5 dự án chạy một lúc với tiêu chuẩn đầu ra khá cao: Đối tác đánh giá hiệu quả, Nhà tài trợ hài lòng, Học viên cho 5/5 về trải nghiệm và tính hữu ích, Người làm cùng lẫn mình thì bị vắt kiệt nhưng về năng lực và giới hạn bản thân thì được đẩy lên kịch trần.
Giai đoạn này, mình ‘’learning by doing’’, vẫn tiếp tục học nhưng thông qua quá trình làm, thay vì trước mình học nhiều, làm ít, học để dành thì vào thời gian sau mình làm nhiều, học thông qua lớp chứ ít thông qua lớp hơn.
—
MÌNH CHƯA BAO GIỜ THAM GIA MỘT LỚP HỌC ĐÀO TẠO VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CHÍNH THỨC NÀO.
Một số workshops, chương trình mình tham gia trong giai đoạn mình đã chạy rất nhiều dự án nên mình thấy nó không đủ chi tiết, không phù hợp và không ‘’đã’’ được mình. Dường như mình không ‘’take away’’/ đem đi được gì nhiều từ những buổi ‘’ghé thăm’’ chóng vánh ở những buổi chia sẻ đó.
Tại sao phần này lại quan trọng?
Mình không rõ việc quản lý các dự án khác ngành sẽ đòi hỏi thêm những yêu cầu, đặc thù gì (chắc chắn là có), nhưng riêng về quá trình mình học và làm các dự án Giáo dục, việc học kỹ năng, chuyên môn, thực hành ở quy mô nhỏ là ‘’chiến lược’’ mình đã làm. Những kỹ năng liệt kê trên có thể sẽ có lớp dạy, nhưng mình thấy không gì bằng việc tự làm, và dành thời gian suy ngẫm, đúc kết, ghi nhận, đối diện, làm lại, học lại. Quá trình tự học và tự rèn luyện đó có sức mạnh rất lớn đến độ lì lợm và dẻo dai của não, năng lượng và các kỹ năng liên quan.
—
Tóm tắt 10 nhóm kỹ năng, hiểu biết mình thấy cần cho việc làm PM:
(1) Thuyết phục & kêu gọi người khác –> Tập hợp đội nhóm, có khả năng truyền được động lực, cảm hứng.
(2) Có và có thể đặt mục tiêu rõ ràng –> Quan trọng vì cần định hướng, đo lường tiến độ và hiệu quả các dự án.
(3) Lập kế hoạch & kiên trì thực thi –> Biến ý tưởng thành hành động cụ thể, hiện thực hoá được mục tiêu.
(4) Giao tiếp hiệu quả –> Truyền đạt rõ ý, xử lý xung đột trong và ngoài, duy trì kết nối trong lẫn ngoài.
(5) Kiểm soát ngôn ngữ cơ thể & thái độ –> Tạo niềm tin, giữ năng lượng tích cực với các bên, đặc biệt khi đi pitching.
(6) Quan sát, lắng nghe & xâu chuỗi thông tin –> Hiểu người, hiểu vấn đề, ra quyết định đúng và kịp thời từ nội bộ đến đối tác (thường chốt deal trên bàn đàm phán).
(7) Hiểu chuyên môn liên ngành –> Giúp có độ linh hoạt, phản ứng tốt hơn, có thể hiểu ngôn ngữ chuyên môn, dễ dàng mở rộng hợp tác thuận lợi cho dự án.
( Thành thạo kỹ năng quản trị cụ thể –> Viết, lập luận, đo lường, điều phối, phản biện để có thể làm các việc từ chi tiết tới khái quát được.
(9) Tự học & mở rộng trải nghiệm sống –> Để có thể linh hoạt, sáng tạo hơn, có vốn làm việc đa dạng thì mới đa dạng tệp khách hàng được.
(1) Chịu áp lực, có thể phản tư & phát triển qua thực hành đa dạng –> Học từ sai sót, không có sợ quê, nâng giới hạn bản thân hơn để dần lead được đa dạng nhân sự hơn.
—
Hết, các bạn thử làm PM đi, chắc chắn sẽ hói lol.