Vẫn có lúc quên chứ, nhưng nó ít vì mình có cách quản lý công việc.
Bài này mình sẽ chia sẻ lại cách mình 1 chân đạp vài thuyền (làm nhiều nơi) nhưng vẫn kiểm soát được KPIs giữa các bên, công việc cần làm theo ngày, tuần một cách tự giác.
—
1/ Luôn xác định rõ yêu cầu + nhiệm vụ + thời gian + tiến độ cho từng công việc. Có công cụ để quản hết mấy cái này.
– Yêu cầu: Nhìn vào bảng, các bạn sẽ thấy phần “Deliverables” là kiểu sản phẩm cuối cùng mình giao cho sếp/đối tác/đồng nghiệp. Đây chính là phần yêu cầu. Khi nhận việc, mình luôn làm rõ yêu cầu đầu ra của công ty và tự bổ sung thêm các đầu ra nhỏ khác sao cho công việc diễn ra tốt nhất.
Ví dụ từ ”Company” A, các bạn thấy ”Deliverables” đang là 3 thứ, đối tác mình yêu cầu gửi danh sách, viết mail giới thiệu và sắp xếp meetings. Mình đã tự làm rõ thêm về con số là 18 – 30% – 3 -1.
– Nhiệm vụ: Giờ nhìn hàng 8 Dec – 14 Dec, 15 Dec – 21 Dec,… Đây chính là hàng tuần, tuần của mình có 7 ngày (mình WFH nên giờ nghỉ tự linh hoạt). Mình sẽ tự xác định luôn mỗi tuần, đối với công việc của công ty A đó, với “Deliverables” đó thì mình sẽ dần dần làm gì. Bước này mình làm trong vòng 60 phút kể từ lúc nhận yêu cầu, để xác định được mình có khả năng thực hiện công việc này không (thông qua khả năng bẻ nhỏ đầu việc), nhắm thời gian.
– Thời gian: Bước nhảy theo tuần là để chia nhỏ việc, còn phần ”assigned” là ngày nhận, ”due” là ngày phải xong (là hoàn thành).
– Tiến độ: Cột ”status” là thể hiện phần việc đó đang trong trạng thái nào
Một vài lý giải khác:
– ”Company”: Tên công ty
– ”Scope”: Hạng mục công việc, 1 công ty mình có thể phụ trách nhiều hạng mục. Lý do có hạng mục là vì mình còn 1 cái bảng kế bên để xác định với từng hạng mục thì theo quý + năm, mình sẽ có những cam kết như thế nào về mục tiêu. Mỗi tháng sẽ xem lại các công việc hoàn thành cho từng scope đang như nào, khả năng scope đạt hết các cam kết có khả thi không
2/ Phải luôn cập nhật cái bảng quản lý công việc.
Mình không dành 5 ngày 5 đêm làm 1 cái bảng siêu đẹp rồi để đó vài tháng mới vào coi 1 lần, mình làm cái bảng tiện, dễ mở, dễ quản lý, dễ nhập thông tin.
Đối với mình việc cập nhật quan trọng ngang ngửa việc tạo bảng.
3/ Có lối sống + môi trường sống đủ lành mạnh để duy trì được trạng thái tinh thần + thể chất.
Thật ra mình là lười chưa đi tập TD (đây cũng là mục tiêu 2026 của mình), nhưng mình ăn ngủ nhìn chung khá đều đặn (trừ vài đêm cuối tuần đi ăn chơi hơi quá trớn), có bè bạn là những người cũng có lối sống lành mạnh, không tô xít (làm mình mất năng lượng). Trong công việc thì sếp là người giao tiếp rõ ràng, không tô xít, giỏi, đồng nghiệp ổn. Sống trong không gian đủ rộng rãi, yên tĩnh để làm việc.
Đây là những điều kiện khá quan trọng để mình duy trì được trạng thái làm việc cường độ cao, liên tục.
4/ Có kỹ năng điều phối công việc, xử lý và giao tiếp.
Mấy cái này do mình đi làm lâu rồi tích luỹ, do đó các bạn còn non kinh nghiệm đi làm quá mà ôm đồm nhiều việc thường khó trụ vì cũng nhiêu đó việc mà người ta biết cách nên xử lý trong 1 tiếng, bạn mất 5 tiếng làm chẳng hạn.
Nên mọi người cân nhắc không nên ráng ôm đồm khi mình thấy năng lực mình chưa chắc chắn, 1 số kỹ năng theo mình cần có để 1 người có thể điều phối, ôm đồm nhiều việc như sau:
– Bẻ nhỏ công việc: Chia task thành các bước rõ ràng để dễ làm, dễ kiểm soát, biết để xong việc đó cần những bước nào (này phải làm quen + quan sát tốt mới xử lý được)
– Ước lượng thời gian: Dự đoán đúng thời lượng + rủi ro + khả năng thành bại cho từng việc để phân bổ thời gian cho phù hợp
– Ưu tiên (prioritization): Biết cái nào quan trọng cần làm trước, cái nào để sau
– Tổ chức thông tin: Lưu trữ khoa học để không mất thời gian tìm lại
– Giao tiếp rõ ràng: Làm rõ yêu cầu, báo cáo ngắn gọn, không để hiểu sai mất thời gian đi giải thích lại
– Quản kỳ vọng (managing expectations): Báo sớm nếu có rủi ro để chỉnh deadline, biết được với nguồn lực đó khả năng đạt được yêu cầu có cao không.
– Giao việc (delegation): Biết cái gì mình phải làm, cái gì có thể giao hoặc yêu cầu hỗ trợ, thậm chí hạ kỳ vọng của sếp xuống.
– Xử lý vấn đề (problem-solving): Gặp lỗi → bóc tách nhanh → đưa 1–2 hướng giải quyết với ít rủi ro.
– Tự động hoá: Tạo và dùng template, checklist, tool để giảm thời gian cho việc lặp lại.
Sơ sơ là vậy, mình tin là còn nhiều nữa. Những cái này mọi người làm việc chung với người giỏi quản lý á, sẽ quan sát và học được nhiều lắm