Có rất nhiều tips/ cách xử lý công việc một cách nhanh lẹ, mà mình rất muốn chia sẻ nhưng luôn làm biếng và không nhớ đủ. Nay siêng 1 chút mình ghi vội một mớ thói quen của mình trong công việc, một cách lộn xộn để giao lưu nha:
(1) Ví dụ bạn đang đợi bạn X xác nhận điều A để bạn gửi mail đi cho client, thay vì chỉ ngồi đợi chờ thì bạn có thể soạn sẵn emails chừa đúng chỗ cần X. X xác nhận xong là bạn đi liền mail trong 30s thay vì đợi tin xong mới bắt đầu ngồi soạn.
(2) Có 1 list công việc rất dài, thì bóc ra các việc cần tham gia của người khác (họ rep, confirm, vv) và làm trước tiên. Vì thường ai cũng sẽ mất thời gian phản hồi chứ không có nhắn lại liền, mình nhắn trước, thời gian ”waiting” đó mình làm tiếp việc khác.
(3) Mình nhắm thấy sắp nhờ/ giao việc gì cho ai mà có vẻ gấp, nhưng mình đang thiếu thông tin quá chưa nói họ được, thì mình hãy ”heads-up” trước. Kiểu nói trước ngày này giờ này sẽ có cái này cần thực hiện, ”mày hãy để thời gian trống chút để hỗ trợ tao với nha” chẳng hạn.
(4) Đối với các task lần đầu làm, nó khó, dài, phức tạp thì hãy luôn làm demo trước 1 đoạn/ phần, gửi người nhận/ giao xem qua có đúng ý họ không rồi hẳn làm hết 100%.
(5) Vào việc thì cái gì cũng sẽ có ”next steps”. Dù là mình đang ”suy nghĩ, cân nhắc” thì cũng phải ”frame” rõ là cân nhắc cái gì, tới khi nào và cần thêm thông tin gì nữa để vượt qua giai đoạn đó. Không bao giờ để bản thân và người khác dừng cuộc thảo luận lại bằng những câu mơ hồ như ”để xem”, ”để nghĩ thêm”. Nó sẽ khiến mình bị lấy mất bộ nhớ cho việc đấy vì chưa tới đâu và cũng không biết sẽ làm gì tiếp.
(6) Gặp 1 cái task rất bự tới nỗi không hình dung nó là cái gì, nhìn là thấy nặng, thấy mất thời gian. Cứ dành ra 5 phút trả lời câu hỏi: ”Đâu là những bước cần thực hiện để xong tasks này”, ghi xong rồi nằm ngủ mai làm cũng được nhưng phải ghi ra. Bước này để mình nhận ra tasks này có ”under control” đối với mình hay không, để mình có những giao tiếp cần thiết. Việc nhận một cách ngô nghê xong sát giờ làm, gửi lại một sản phẩm 3 chấm là sự non nớt và thiếu chuyên nghiệp. Mình đang tước đi cơ hội được chỉ dẫn và trao đổi trong quá trình làm việc đó của chính mình. Vì khi mình sát giờ gửi một sản phẩm 3 chấm, thì ngoài sự thất vọng ra, chẳng ai có thêm thời gian ngồi chỉ mình tiếp được, họ lo làm cho xong để kịp giờ.
(7) Đi làm có việc gì xảy ra thì chuyện đầu tiên cần làm không bao giờ là đi xin lỗi ríu rít hay tìm cách đổ thừa người khác (trừ một số công việc đặc thù phải xin lỗi lia lịa như chăm sóc khách hàng?). Chuyện làm rõ tình huống, và nhìn nhận xem mọi thứ xảy ra xong chưa, còn điều gì có thể làm liền để giảm thiểu thiệt hại hay không nên là ưu tiên. Sau đó luôn xem xét lại tình huống, bóc tách, hỏi ý, trao đổi rồi mới được ra kết luận.